Nuestra forma de trabajar y relacionarnos ha cambiado mucho en un corto periodo de tiempo. Cada vez nos dirigimos a un mundo digital donde el correo electrónico, la nube y las redes sociales son más importantes. Esto significa que si queremos utilizar todas esas herramientas que nos brinda la tecnología vamos a tener que utilizar Internet. La gran ventaja que tienen es que vamos a poder acceder a esos contenidos y archivos desde cualquier ubicación siempre que tengamos disponible una conexión de banda ancha. En los últimos años cada vez es más frecuente que tengamos archivos personales y confidenciales en la nube. En este artículo vamos a hablar sobre qué archivos no deberías compartir en la nube.
Qué archivos no debes compartir en la nube
Si lo pensamos detenidamente la nube cada vez tiene más influencia tanto para nosotros como para las empresas. Eso quiere decir que mínimo vamos a manejar unos archivos confidenciales personales. También en el ámbito laboral será muy probable que tengas que compartir en alguna ocasión. Por ese motivo lo primero que tenemos que hacer es tener cuentas en la nube bien diferenciadas. Una sería para temas personales (familia y amigos) y otra para todo lo relacionado con el trabajo. Así evitaremos, por ejemplo, compartir por error un documento personal o de la empresa.
En lo que respecta a los archivos que no debes compartir en la nube hay unos cuantos ejemplos que no debes hacerlo o que al menos debes prestar mucha atención si lo haces:
- Los archivos con extensión .avi, .mkv, .jpg y otros relacionados con el entorno multimedia. Generalmente hacen referencia a nuestros vídeos y fotos personales.
- Los documentos de Microsoft Office (Word, Excel, Access y PowerPoint). En muchas ocasiones contienen información que afecta tanto a nuestra vida privada como a la del trabajo.
- Los archivos PDF o HTML. Este tipo de archivos pueden estar muy relacionados con facturas, y en ocasiones con documentación confidencial. Algunos ejemplos típicos podrían ser facturas de compras y extractos o resguardos de operaciones bancarias.
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Comparte tus archivos en la nube de forma segura
La tarea de compartir en la nube tus archivos hay que tomársela en serio. La razón es que puede dañar nuestra reputación en el ámbito laboral o personal. En ese aspecto no debemos compartir en la nube un archivo de cualquier manera. Por ejemplo, a la hora de compartir en la nube hay una opción para que cualquiera que tenga ese enlace puede acceder al archivo. Esta forma de trabajar no es conveniente porque dependiendo de si ese archivo es confidencial o no, puede tener repercusiones muy negativas para nosotros.
Por esa razón a la hora de compartir en la nube hay que establecer una serie de limitaciones:
- Los usuarios que van a tener acceso a ese documento. Habitualmente se puede permitir limitar el acceso en función de una cuenta en la nube.
- No todo el mundo tiene derecho a copiar y editar ese archivo. Alguna persona que no deba podría modificarlo por error o de forma malintencionada.
- También en ocasiones se puede establecer un límite de tiempo de acceso a ese documento que tenemos en la nube. Transcurrido ese tiempo los usuarios dejarán de tener acceso.
- Hay que tener cuidado con las carpetas, ya que pueden incluir más de un archivo.
Vamos a poner un ejemplo con Google Drive, para ello seleccionamos un documento con el botón derecho y pulsamos en Compartir. Entonces veremos una pantalla como esta:
En la flecha verde podremos ir añadiendo los correos electrónicos de las personas con las que queremos compartir en la nube ese archivo. Si pulsamos sobre el icono del engranaje que señala la flecha roja podremos establecer las limitaciones:
Aquí vamos a poder regular los permisos que van a tener esas personas con las que vamos a compartir el archivo. En este caso estamos hablando de los permisos de editar, imprimir y copiar. En resumen, hay que tener mucho cuidado a la hora de compartir en la nube archivos ya que si das demasiados permisos tu información se puede ver comprometida. Por último, quizás te interese conocer cómo convertir tu ordenador en una nube privada.
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